1. PENDAHULUAN: Mengapa manajemen vendor ERP membutuhkan pengawasan nyata
Ketika usaha kecil mengambil proyek ERP, sebagian besar fokus mendarat pada fitur dan biaya perangkat lunak. Tapi yang sering dirindukan adalah tim di belakang sistem yaitu konsultan, mitra implementasi, orang -orang yang benar -benar melakukan pekerjaan.
Di sinilah banyak proyek salah. Vendor menjanjikan konsultan senior, lalu mengirim staf junior. Lingkup akan didefinisikan secara longgar, dan tiba -tiba, fitur dasar adalah permintaan perubahan. Tim internal ditinggalkan dari keputusan kunci, dan penyerahan hampir tidak didokumentasikan.
Kesenjangan ini tidak jelas selama panggilan penjualan. Mereka muncul di tengah proyek, terutama ketika jadwal tergelincir dan biaya pendakian. Saya sudah sering melihatnya. Itulah mengapa manajemen vendor bukan kotak centang. Ini sedang berlangsung.
Hai, saya Noel Dcosta dan saya membantu usaha kecil dalam implementasi ERP dan AI mereka. Saya telah melakukan ini selama 24 tahun terakhir dan dalam artikel ini, saya akan berjalan melalui cara memeriksa konsultan ERP dengan benar, membangun kontrak yang melindungi Anda, dan mengelola pengiriman tanpa memerlukan tim TI yang besar. Untuk daftar yang diperiksa Mitra Implementasi SAP di ASsilakan lihat panduan ini.
2. Dokter Hewan, bukan hanya perusahaan
Saat memilih vendor ERP, usaha kecil sering fokus pada nama perusahaan atau berapa banyak klien yang mereka daftarkan di situs web mereka. Tapi yang sebenarnya penting WHO akan mengerjakan proyek Anda sehari -hari. Konsultan sebenarnya mengkonfigurasi sistem Anda, memigrasi data Anda, dan menangani dukungan membuat lebih banyak perbedaan daripada logo merek mana pun.
Lihatlah di luar geladak dan ajukan pertanyaan spesifik:
- Siapa sebenarnya yang akan ada di proyek saya? Nama, peran, dan ketersediaan.
- Apa latar belakang industri mereka? Sudahkah mereka bekerja dengan bisnis seperti Anda – ukuran yang sama, tantangan serupa?
- Berapa banyak implementasi lengkap yang telah mereka tangani? Tidak dibantu, itu harus dipimpin.
- Apakah mereka akan terlibat mulai selesai, atau hanya selama fase tertentu?
Satu bendera merah yang sering saya lihat adalah switching sumber daya. Seorang ahli senior muncul selama pra-penjualan, tetapi tim yang kurang berpengalaman mengambil alih setelah kontrak ditandatangani.
Di sinilah saya membantu. Saya bekerja secara langsung dengan usaha kecil ke konsultan dokter hewan sebelum mereka naik, mendorong akuntabilitas dalam kontrak, dan memastikan tim Anda membuat orang yang memahami bisnis Anda, bukan hanya perangkat lunak. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang latar belakang dan pendekatan saya sebagai Konsultan ERP.
3. Tentukan ruang lingkup dengan jelas dalam kontrak
Saya telah melihat terlalu banyak proyek ERP berantakan karena kontraknya terlalu kabur. Semuanya tampak baik -baik saja di awal. Vendor mengatakan mereka akan menangani implementasi, dukungan, pelatihan. Kedengarannya lengkap. Tetapi ketika segalanya berjalan lancar, tidak ada referensi yang jelas untuk apa yang sebenarnya dijanjikan. Bagian itu selalu muncul nanti. Terkadang setelah faktur pertama. Terkadang jauh kemudian.
Anda perlu mendefinisikan ruang lingkup dengan jelas. Itu berarti mengeja sesuatu. Tidak mengasumsikan vendor akan “hanya memasukkannya.”
- Sebutkan apa yang dikirimkan. Itu termasuk modul, laporan, sesi pelatihan, integrasi.
- Pecahkan proyek menjadi fase dengan jadwal. Sertakan siapa yang bertanggung jawab atas apa.
- Kunci batas. Apa pun di luar daftar yang disepakati harus memicu permintaan perubahan formal.
- Konfirmasikan tarif per jam di muka, bahkan jika Anda tidak berpikir Anda akan membutuhkannya.
- Ikat pembayaran untuk menyelesaikan tonggak. Bukan hanya tanggal di kalender.
Saya biasanya memandu klien melalui ini dengan sedikit ragu -ragu. Itu tidak menyenangkan. Tapi begitu proyek dimulai, semua orang senang itu selesai. Detail ini lebih penting daripada yang diharapkan kebanyakan orang. Tanpa mereka, menjadi terlalu mudah untuk kehilangan kendali ketika hal -hal bergeser di tengah -tengah. Dan mereka akan bergeser. Bagian itu hampir dijamin.
4. Monitor jadwal dan komunikasi secara aktif
Banyak usaha kecil berencana untuk melacak kemajuan, namun beban kerja harian menghalangi. Email status vendor tiba, tidak ada yang membacanya dengan cermat, dan jadwal terus tergelincir. Pada saat ditayangkan muncul di kalender, penundaan itu terasa tiba -tiba meskipun itu bertahap.
Saya telah menonton pola ini lebih dari satu kali dalam beberapa implementasi. Perbaikan bukanlah perangkat lunak ERP dengan fitur mewah. Ini jelas merupakan perhatian reguler yang paling penting.
- Tahan check-in mingguan pendek atau ulasan sprint. Simpan di kalender bahkan ketika segala sesuatunya terasa tenang.
- Tinjau kiriman konkret, seperti laporan jadi atau kumpulan data yang dimigrasi, bukan jam yang ditagih.
- Bandingkan tanggal yang direncanakan dengan penyelesaian aktual setiap minggu. Penundaan dua hari ditangkap lebih awal tetap kecil.
- Konfirmasikan keputusan dan handoff secara tertulis. Baik tim internal dan vendor harus meninggalkan setiap pertemuan mengetahui siapa yang memiliki langkah selanjutnya.
Ritme ini bisa terasa berulang, bahkan mungkin berlebihan, namun itu membuat kejutan. Ketika vendor merasakan bahwa seseorang mengawasi garis waktu dengan cermat, perkiraan tetap realistis. Staf Anda sendiri juga melihat bahwa proyek tersebut memiliki prioritas, sehingga mereka meluangkan waktu untuk tugas alih -alih memindahkannya ke minggu depan. Visibilitas yang stabil dan rutin melindungi anggaran dan kewarasan.
5. Pastikan Transfer Pengetahuan Nyata
Salah satu bagian yang paling diabaikan dari proyek ERP adalah apa yang terjadi setelah konsultan pergi. Semua orang berbicara tentang Go-Live. Sedikit bicara tentang kepemilikan. Saya telah melihat usaha kecil berjalan dengan baik selama hypercare, lalu tersandung begitu vendor melangkah jauhnya. Bukan karena sistem rusak, tetapi karena tidak ada orang di dalam yang tahu cara menyesuaikan pengaturan atau menjelaskan alur kerja dasar ke perekrutan baru.
Mulailah lebih awal… sungguh! Tanyakan apa yang sebenarnya akan diketahui tim internal Anda di akhir proyek. Jangan tunggu sampai bulan terakhir.
- Jadikan dokumentasi bagian dari kontrak. Bukan hanya pemandu pengguna, tetapi catatan tingkat admin, detail konfigurasi khusus, dan keputusan yang dibuat selama pembangunan.
- Sisihkan berjam -jam untuk membayangi. Biarkan tim Anda duduk di samping konsultan sementara mereka menjalankan tugas nyata.
- Jadwalkan waktu untuk walkthrough internal. Ini sering didorong ke samping begitu tenggat waktu mulai mengencang.
- Pastikan seseorang di tim Anda memiliki sistem. Bukan dalam nama tetapi tahu cara kerjanya.
Apa yang kebanyakan ahli tidak katakan adalah ini: transfer pengetahuan membutuhkan lebih banyak upaya daripada yang terlihat, dan jika Anda tidak merencanakannya, ia akan dilewati. Sistem kerja tidak berguna jika tidak ada orang di dalam yang tahu cara mendukungnya besok.
6. Memegang vendor bertanggung jawab, tetapi tetap konstruktif
Memiliki vendor yang bertanggung jawab diperlukan, tetapi bagaimana Anda melakukannya sama pentingnya dengan apa yang Anda katakan. Saya telah melihat usaha kecil mendorong terlalu keras dan kehilangan hubungan. Saya juga melihat mereka menghindari percakapan yang sulit dan membiarkan penundaan menumpuk. Tidak ada pendekatan yang berhasil. Ada keseimbangan.
Tetapkan harapan lebih awal. Sebelum proyek dimulai, tentukan bagaimana masalah akan diangkat, siapa yang akan terlibat, dan berapa lama tanggapan yang harus dilakukan.
- Sertakan jalur eskalasi dalam kontrak. Jika hasil yang terlewatkan, harus ada langkah selanjutnya yang jelas, seperti, siapa yang diberitahu dan apa yang terjadi selanjutnya.
- Simpan catatan tertulis tentang perubahan, pemblokir, dan pertanyaan yang belum terselesaikan. Tanggal, ringkasan, dan hasil. Catatan ini bisa menjadi penting ketika proyek macet.
- Tetap dekat dengan kontrak, tetapi hindari menjadi kaku. Fokus pada pemecahan masalah terlebih dahulu. Menunjuk ke ruang lingkup membantu, tetapi seharusnya tidak menggantikan percakapan.
Saat masalah muncul, jaga agar nada langsung tetapi konstruktif. Sebagian besar vendor merespons lebih baik ketika mereka melihat klien yang terorganisir dan terlibat, tidak konfrontatif. Dalam pengalaman saya, hasil terbaik berasal dari tekanan mantap dikombinasikan dengan komunikasi yang adil. Itu membuat proyek terus bergerak, bahkan ketika hal -hal tidak berjalan sesuai rencana.
7. Pikiran Akhir: Manajemen Vendor adalah Manajemen Risiko
Saat Anda mulai melihat sistem ERP, mudah untuk fokus pada perangkat lunak. Tetapi apa yang sebenarnya Anda lakukan adalah membawa tim IE yang akan membentuk bagaimana bisnis Anda beroperasi ke depan.
Itu termasuk konsultan, mitra implementasi, dan siapa pun yang mendukung sistem setelah ditayangkan. Orang -orang ini membuat pilihan yang memengaruhi operasi harian Anda, cara kerja tim Anda, dan bagaimana Anda menyelesaikan masalah di telepon.
Bahkan perangkat lunak terbaik dapat gagal jika orang -orang di belakangnya tidak cocok. Saya telah melihat itu terjadi. Saya juga melihat alat yang lebih sederhana bekerja dengan sangat baik karena proyek ini dikelola dengan benar. Jadi, memilih masalah ERP yang tepat, tetapi mengelola orang -orang yang mengirimkannya sama pentingnya.
Jika Anda seorang ERP perencanaan usaha kecil, saya dapat membantu. Saya mendukung klien melalui seleksi, ulasan vendor, detail kontrak, dan sehari-hari menjaga hal-hal di jalur. Terkadang membantu untuk memiliki seseorang yang melakukan ini sebelum seseorang yang memahami bagaimana keadaan dalam proyek nyata, tidak hanya dalam proposal.
Jika Anda membutuhkan dukungan selama pemilihan atau implementasi, atau bahkan hanya ingin membicarakan beberapa opsi, jangan ragu untuk menjangkau. Saya selalu senang membantu di mana saya bisa.
Siap Memulai Perjalanan ERP atau AI Anda
Jika Anda bekerja dengan konsultan eksternal atau vendor ERP, perangkat lunak ini hanya bagian dari cerita. Orang -orang yang memberikan proyek, bagaimana mereka berkomunikasi, bagaimana mereka merespons, seberapa baik mereka memahami bisnis Anda, yang akan membentuk hasil lebih dari yang disadari kebanyakan.
Saya telah melihat proyek dengan Solusi ERP dan AI yang hebat berantakan karena vendor tidak selaras dengan tim. Saya juga melihat perusahaan kecil melakukannya dengan benar dengan tetap terlibat erat dan menetapkan harapan lebih awal.
Mengelola Konsultan Eksternal bukan tentang manajemen mikro. Ini tentang tetap cukup dekat untuk menemukan masalah kecil sebelum menjadi masalah besar. Untuk usaha kecil, di mana waktu dan anggaran sangat ketat, itu dapat membuat perbedaan besar.
Tentang penulis:
Saya Noel D'Sposta, konsultan ERP dan AI dengan pengalaman lebih dari 24 tahun bekerja secara langsung dengan bisnis kecil dan menengah. Saya telah membantu perusahaan memilih sistem yang tepat, tetapi sama seringnya, saya telah membantu mereka mengelola orang -orang dan vendor yang menghidupkan sistem itu.
Saya fokus pada sisi praktis ERP dan AI yaitu hal -hal yang terlewatkan dalam pertemuan penjualan tetapi muncul di proyek nyata. Jika Anda merencanakan peluncuran dan ingin dukungan, pastikan itu tetap membumi, saya di sini untuk membantu. Saya sudah melewatinya, dan saya tahu di mana hal -hal biasanya keluar jalur. Anda dapat menghubungi saya melalui situs web saya.
